“Private virksomheders transaktionsomkostninger ved offentlige udbud”

I august 2017 udkom denne spændende rapport, som Bid Excellence desværre først har fået skimmet igennem nu.

Bedre sent end aldrig 😉 Og rapportens konklusioner er stadig aktuelle og relevante, så I får lige et enkelt citat her:

Overslagsberegningen viser, ifølge virksomhedernes selvrapporterede oplysninger, at de samlede tilbudsomkostninger ligger i lejet 5-10 % af kontraktværdien for brancherne sundhed/ældrepleje, byggeentreprenører, facility management/rengøring og murere. For anlægsentreprenører, tømrere og IT-branchen ligger virksomhedernes samlede transaktionsomkostninger ifølge virksomhederne selv typisk i lejet 12-16 % af kontraktværdien, mens de for vidensrådgiverne typisk ligger i lejet 45 % af kontraktværdien.

Det koster bønder at spille skak. IT-branchens 12-16 % transaktionsomkostninger ift. kontraktværdien virker imidlertid meget højt. I hvert fald, når Bid Excellence kigger sig omkring blandt kunder og i netværket.

Lad os teste det med et fuldstændigt random eksempel, nemlig det igangværende udbud af SKI 02.18-aftalen (It-løsninger og -projekter):

  • 93 virksomheder anmodede om prækvalifikation – de har anslået brugt i snit 50 timer på at udarbejde referencer og udfylde ESPD: 93 x 50 = 4.650 timer
  • 80 virksomheder blev prækvalificeret, hvoraf 72 afleverede tilbud. Der var simple tilbud og komplekse tilbud i én pærevælling. Lad os anslå, at tilbudsgiverne i snit har brugt 200 timer på tilbudsarbejdet: 72 x 200 = 14.400 timer
  • Udbuddet gik om (!), alle skal igennem samme mølle igen. Dog med væsentlig besparelse, ikke mindst for de 45 virksomheder, der var konditionelle i første ombæring: (4.650 + 14.400)/2 = 9.525 timer
  • 60 virksomheder kommer på den endelige aftale, hvor de kan tildeles opgaver direkte eller skal igennem miniudbud: Miniudbuddene er umuligt at tidsestimere!

Det har altså kostet it-virksomhederne ca. 30k timer at deltage i kampen om SKI 02.18-jagttegnet med en anslået samlet kontraktværdi på DKK 600 mio. Omregnet til lønkroner svarer det vel sådan cirkus til ca. DKK 20 mio eller ca. 3 % af kontraktværdien. Læg dertil de 2 % af omsætningen, som tilfalder SKI = 5 % i initielle transaktionsomkostninger.

Ja, okay. 5 %…

Selv hvis miniudbuddene trækker tænder ud, er det faktisk ikke så slemt at være it-leverandør til det offentlige i Danmark.

Så kom ind i kampen 😉

Kilde: Hansen, J. R., Petersen, O. H., Villadsen, A. og Houlberg, K. (2017): Private virksomheders transaktionsomkostninger ved offentlige udbud – en survey-undersøgelse på tværs af brancher. Roskilde: Roskilde Universitet. Hele rapporten kan findes her: https://www.kfst.dk/media/47250/cops-private-virksomheders-transaktionsomkostninger.pdf

Kursus i at udarbejde vindende tilbud

Vindende tilbud

I samarbejde med Mercell afholder Bidexcellence kurser i at udarbejde vindende tilbud

(Første kursusgang var den 3. maj 2018. Næste mulighed for at deltage er i august. Kontakt Mercell for information om det kommende kursus)

Kurset er for dig, som arbejder professionelt med tilbud i din virksomhed. Du er praktiker og har for eksempel rollen som salgskonsulent, Bid Manager, Bid Coordinator eller Proposal Manager.

Kurset er dialogbaseret og tager afsæt i korte oplæg og små provokationer, som skal få dig op af stolen og overveje egen praksis. Her får du chancen for at møde og diskutere med ligesindede. Både erfarne og mindre erfarne tilbudsnørder, der bare brænder for at udarbejde vidende tilbud.

 

Dagens program for den 3. maj 2018 var:

09.00 – 09.15 Velkomst, kaffe, dagens program
09.15 – 09.55 Introduktion til forretningsudvikling og Bid Management
10.00 – 12.00 Bid/No-Bid – enkle processer, store gevinster!
12.00 – 12.45 Frokost
12.45 – 14.00 IN IT 2 WIN IT… – teamsamarbejde og vinderkultur!
14.00 – 14.15 Kagepause
14.15 – 15.45 Det vindende tilbudsdesign!
15.45 – 16.00 Afrunding m. spørgsmål/svar

Bid/No-Bid

Capture planning/management, opportunities, virksomhedens bid board, ledelsesinformation
Hvad er win rates, og hvor høj skal din virksomheds win rate være?
Hvordan laver man brugbar konkurrentanalyse?
Hvordan kan du bruge SWOT i dit kvalificering og udvælgelse af bid pipeline?

IN IT 2 WIN IT!

Er du en Bid Ninja? Om tilbudsteamets sammensætning ift. kompetencer og mindset. Om ledelsens opbakning og processernes forankring i virksomheden
Succes med agil tilbudsudvikling. Om sprints, backlogs, daily standups, reviews og retrospectives
Hvordan skaber du et Bid Dream Team? Kulturen i din virksomhed er afgørende for kvaliteten af jeres tilbud

Tilbudsdesign

Tilbud bliver ikke læst, de bliver evalueret!
Bedste praksis inden for udarbejdelse af et højtscorende tilbudsdesign
Dos and Don’ts i tilbudsskrivning

Oplægsholdere

Søren Rubek Sejthen, Bid Excellence, tilbudskonsulent
Søren er cand.scient.pol og har arbejdet med Bid Management og salg i mere end 10 år. Han brænder særligt for udbudsregler, tilbudsovervågning, Bid/No-Bid, teamsamarbejde, price-2-win, vindende management summaries og tilbudsdesign. Søren har styret og samarbejdet med tilbudsteams på mere end 150 tilbudssager.

Henrik E. Bruun, Bid Excellence, tilbudskonsulent
Henrik er læreruddannet og har arbejdet med Proposal Management og tilbudsskrivning i 7 år. Han brænder for opbygning af vinderkultur, teamsamarbejde, vindende tilbudsdesign og alt det tilbudstaktiske. Henrik har været dybt involveret i mere end 200 tilbudssager og er altid IN IT 2 WIN IT!

Bid Teamet og folkene bag dem

Indrømmet, jeg har en svaghed for talentshows. Det begyndte en del år tilbage med Susan Boyle og er siden eskaleret til et niveau, hvor jeg kan sidde klinet til YouTube i timevis.

Ikke mindst The Voice er utroligt godt TV for en Bid Manager. Men ikke på grund af det håbefulde talent på scenen eller kendisserne, der kæmper en kamp-i-kampen indbyrdes. Nej, simpelt hen på grund af heppekoret. Bag scenen står familie og venner nemlig og hepper det bedste, de har lært. Man kan se, at nerverne sidder uden på tøjet, og at de krydser fingre helt ind i sjælen for en lykkelig udgang.

Bid Management og tilbudsskrivning er som at stå nervøs og tyndhudet på en scene i konkurrence med andre (næsten) lige så talentfulde teams. Når Bid Teamet har fuld opbakning hos ledelsen og i virksomheden, får talentet luft under vingerne og Teamet kan præstere det næsten umulige.

Nyd disse tre optrædener og ikke mindst den hjerteskærende og superloyale opbakning, Conor Scott med “Starry Eyed”, Noémie Lorzema med “Lift Me Up” eller alt for cool Tessanne Chin med “Try”.

IN IT 2 WIN IT!

 

Bid Ninja søges!

De 20 mest efterspurgte kompetencer/kvalifikationer inden for Bid Management.

Virksomhederne er på jagt efter de bedste folk inden for tilbudsstyring.

Er du fx engageret, energisk, dedikeret, selvstændig, systematisk, struktureret, vedholdende, kvalitetsbevidst og fleksibel?

Sakset fra stillingsopslag i 2016 kommer her listen over de 20 mest efterspurgte klumper af kompetencer/kvalifikationer for Bid Managers og Proposal Managers:

  1. Kan inspirere, motivere og gå forrest som det gode eksempel
  2. Kan bidrage med unik faglighed og erfaring i disciplinen at udvikle vindende tilbud
  3. Kan dokumentere resultater i form af vundne tilbud til off. og private virksomheder
  4. Kan overvåge og kvalificere aktuelle udbudssager og facilitere Bid/NoBid
  5. Kan dissekere et komplekst udbudsmateriale og fremdrage væsentlige pointer til brug for det taktiske spil i tilbudsfasen
  6. Kan sparre om det vindende løsningsdesign og bidrage inden for leverancemodel, værdiskabelse, gevinstrealisering mv.
  7. Kan navigere i det evige krydsfelt mellem salg, økonomi, jura, organisationsudvikling, projekt- og forandringsledelse
  8. Kan anvende gængse analyse- og hjælpeværktøjer, herunder SWOT, konkurrentanalyse, Cost-Scrubbing, Price-To-Win og Pwin
  9. Kan rådgive om compliance, begrænsninger og muligheder inden for det udbudslovgivning og -regulering
  10. Kan varetage ledelsesinformation, herunder synliggøre og drøfte kommercielle og kontraktuelle temaer
  11. Kan sikre governance i de interne tilbuds- og godkendelsesprocesser
  12. Kan samarbejde med både kunderne, teamet, fageksperterne og ledelsen
  13. Kan besætte dedikerede, velfungerende, agile, vindende tilbudsteams
  14. Kan navigere sømløst mellem domæne, produkt, proces, metode, services og ydelser
  15. Kan kommunikere og koordinere på højt niveau, herunder facilitere kick-offs, stand-ups, workshops, war room, teambuilding, reviews, retrospectives og øvrige moderne, agile lære- og tilbudsprocesser
  16. Kan skifte problemfrit mellem helheden og detaljen
  17. Kan anvende kontorpakken på superbrugerniveau og udarbejde tilbuds- og projektdokumentation af høj kvalitet
  18. Kan tænke og skrive kunderettet
  19. Kan overlevere vundne sager til leverance/kontraktstyring
  20. Kan udvikle og forbedre tilbudsprocessen løbende (Bid Excellence)

IN IT 2 WIN IT!

Omkostninger til Bid Management eskalerer

Ofte beklager kunder sig over en ringe tilbudskvalitet, hvilket man godt kan forstå.

De må formentlig læse meget l*** igennem hver gang.

Imidlertid viser denne undersøgelse, at utilfredsheden går den anden vej også: “Infrastructure procurement ‘in crisis’ as bid costs escalate.”

I udpluk er her lidt af brokkeriet fra tilbudsgiversiden…

  • Ikke tilstrækkeligt samspil mellem ordregiver og potentielle leverandører inden udbudsfasen
  • Åbne udbud – fx uden prækval – hvilket giver for stort til felt af ikke-kvalificerede tilbudsgivere
  • Ikke gennemarbejdet udbudsmateriale
  • Dårlig styring af udbudsprocessen
  • Ingen eller ringe tilbagemelding på de afleverede tilbud efter udbudsfasen

Gælder dette også i Danmark?

Det gode tilbudsarbejde

At udarbejde et højtscorende/vindende tilbud er en kompleks, konkurrencepræget øvelse.

Som skarp Bid Manager skal man kunne spotte kvalitet – og mangel på samme – nærmest intuitivt.

Et højtscorende tilbud skal:

  • Overholde formalia
  • Opfylde kravene relevant, tilføje værdi
  • Være let at evaluere
  • Være overbevisende i tekst og grafik
  • Være kunderettet

Arbejder Bid Management i din virksomhed med alle fem punkter?

IN IT 2 WIN IT

At vinde mere forretning kræver disse tre ting:

  • At virksomheden leverer produkter/ydelser af høj kvalitet til eksisterende kunder
  • At virksomheden har konkurrencedygtige priser og forstår at prissætte rigtigt (PTW)
  • At virksomheden kan udarbejde tilbud af høj kvalitet

Har vi glemt noget?

Proactive bidding

En moden salgsorganisation arbejder med Capture Planning. Det handler om løbende, uformelle salgsaktiviteter, inden et evt. udbud ser dagens lys og skodderne dermed smækkes i.

Det drejer sig om domæneviden og om kundernes ”pains and gains”.

USP’er er vigtige. UBP’er er endnu vigtigere.

Bid Manageren skal løbende være i dialog med KAM’er, projektledere m.fl. for at opsamle relevant information og ”forme” de kommende udbud, så de kan vindes på kvalitet, kompetencer, processer, sikkerhed og tillid – og ikke kun på skarp pris

Hvordan arbejder din virksomhed med Capture Planning?